Solution sur mesure ou sur étagère : comment choisir le bon logiciel pour votre entreprise ?
Build vs Workspace vs solutions tierces : guide complet pour les dirigeants qui veulent faire le bon choix logiciel et éviter les pièges coûteux.
Votre entreprise grandit. Vos tableaux Excel ne suffisent plus. Votre équipe jongle entre Trello, des fichiers partagés et des post-its. Vous savez qu'il est temps de passer à un vrai logiciel métier.
Mais voilà : quelle solution choisir ? Un logiciel sur étagère bien connu ? Une solution clé en main adaptable ? Ou un développement sur mesure ?
Ce choix n'est pas anodin. Il impactera votre productivité, vos coûts et votre capacité à évoluer pour les 5 prochaines années. Les entreprises les plus performantes l'ont compris : leurs outils ne sont pas un détail, c'est un levier de compétitivité majeur.
Dans cet article, on fait le point sur les trois options principales, sans langue de bois.
Pourquoi ce choix est plus important que vous ne le pensez
Avant de comparer les solutions, posons le cadre.
Un logiciel inadapté, ce n'est pas juste quelques heures perdues. C'est :
- Des processus inefficaces : votre équipe s'adapte à l'outil au lieu de l'inverse
- Des coûts qui explosent : licences qui augmentent, modules complémentaires, consultants externes
- Une migration douloureuse : quand vous réalisez l'erreur 2 ans plus tard, changer coûte une fortune
- Une perte de données : tous les logiciels ne permettent pas d'exporter facilement votre historique
Les chiffres parlent d'eux-mêmes : selon une étude Gartner, 70% des projets de transformation digitale échouent à cause d'un mauvais choix d'outil ou d'une mauvaise adoption.
À l'inverse, les entreprises qui ont les bons outils sont 25% plus rentables que leurs concurrents (source : McKinsey). Pourquoi ? Parce qu'elles ont des processus parfaitement huilés, pas de friction, pas de temps perdu.
Les trois grandes familles de solutions
1. Customity Workspace : la solution clé en main qui s'adapte
Le concept : une plateforme collaborative prête à l'emploi qui centralise CRM, gestion des dossiers, processus métier et tâches. Pensez à un Notion ou un Monday.com, mais spécialement conçu pour les PME françaises.
Les avantages
- Mise en place rapide : quelques heures à quelques jours selon vos besoins d'intégration
- Connexions natives : synchronisation automatique avec Google Workspace, Office 365, Exchange
- Tout-en-un : CRM, dossiers, processus, tâches dans un seul outil collaboratif
- Ouvert et évolutif : API et webhooks pour connecter des automatisations et même des agents IA
- Tarif maîtrisé : 49€/mois/utilisateur, ou 500€/mois en illimité (jusqu'à 200 utilisateurs)
Les limites
Workspace ne conviendra pas si :
- Vous avez besoin de tableaux de bord ultra-personnalisés avec des indicateurs très spécifiques
- Votre logique métier est vraiment complexe et sort largement d'un enchaînement d'actions standard
Les équipes de 5 à 50 personnes qui veulent centraliser leur activité sans développement, avec un besoin de collaboration forte et de processus clairs mais pas trop atypiques.
Exemples concrets :
- Cabinet de conseil qui gère ses missions, son CRM et ses devis
- Agence immobilière qui suit ses biens, ses clients et ses rendez-vous
- Équipe de maintenance qui organise ses interventions et ses plannings
2. Customity Build : le développement sur mesure en SaaS
Le concept : on développe une application spécifiquement pour votre métier, vos processus, vos besoins. Mais contrairement à un développement classique, c'est en mode SaaS avec des évolutions continues.
Les avantages
- Parfaitement adapté : on part de votre logique métier, pas d'un cahier des charges figé
- Évolutif au rythme de votre entreprise : pas de roadmap produit imposée, on fait évoluer ce dont vous avez besoin
- Investissement initial limité : à partir de 1 800€ pour la mise en place
- Abonnement tout compris : hébergement, maintenance, support, évolutions inclus (dès 200€/mois)
- Utilisateurs illimités : pas de multiplication des licences quand vous grandissez
- Souveraineté : base de données propre, possibilité de récupérer le code source si besoin (rachat du code possible, pas de lock-in total)
Les limites
- Temps de développement : comptez 2 à 4 semaines pour mettre en place la première version fonctionnelle
- Investissement dans le projet : il faut prendre le temps de faire des ateliers, de tester des prototypes, de s'investir ensemble dans un vrai projet. On n'installe pas simplement un logiciel
- Engagement de 12 mois minimum : c'est normal, on investit dans votre développement. Facturation au trimestre ou à l'année
Les entreprises dont la rentabilité et le bon fonctionnement quotidien reposent sur l'efficacité de leurs logiciels.
Posez-vous la question : "Si demain matin, mon logiciel disparaît, quel impact sur mon entreprise ?"
- Si la réponse est existentielle (votre CA tombe à 0, votre activité s'arrête) → vous avez besoin d'une solution solide, pensée pour vous.
- Si c'est juste "gênant mais on peut tenir quelques jours" → une solution sur étagère peut suffire.
Build convient aussi parfaitement aux entreprises avec des processus métier très spécifiques, des besoins de reporting pointus, ou qui ont déjà testé des solutions sur étagère sans trouver leur compte.
Exemples concrets :
- Installateur qui gère devis, planning techniciens, suivi chantiers et facturation avec des règles métier précises
- Entreprise de services avec des tableaux de bord de pilotage très spécifiques
- Structure avec des workflows complexes qui changent selon le type de projet
3. Les solutions métier sur étagère (type Salesforce, HubSpot, Monday...)
Le concept : des logiciels standardisés, souvent très puissants, utilisés par des milliers d'entreprises.
Les avantages
- Puissantes et éprouvées : des années de développement, des fonctionnalités riches
- Pas d'investissement initial (généralement) : vous payez à l'usage
- Mise en place rapide : quelques jours à quelques semaines
- Écosystème riche : intégrations, formations, communauté
Les vraies limites (qu'on vous dit rarement)
Le phénomène de standardisation forcée
Vous allez adapter vos processus à l'outil, pas l'inverse. Résultat :
- Vos équipes travaillent "comme le logiciel le veut" et non comme c'est optimal pour vous
- Vous perdez en agilité et en singularité face à vos concurrents
L'effet 80/20
C'est le problème classique : le logiciel gère 80% de vos besoins, mais les 20% restants deviennent un cauchemar.
- Feuilles Excel éparpillées pour compléter
- Bricolages et contournements
- Perte de temps quotidienne
Et voici le pire : c'est une loi de Pareto inversée. Ces 20% de besoins mal gérés vous coûtent 80% de votre rentabilité potentielle. Parce que c'est justement dans ces 20% que se trouvent vos spécificités métier, votre valeur ajoutée, ce qui vous différencie de vos concurrents.
Les coûts imprévisibles
L'exemple typique : HubSpot.
- Vous commencez à 45€/mois pour tester
- Vous vous dites "au pire, quand on sera 10, ça fera 450€"
- Mais pour avoir les vraies fonctionnalités dont vous avez besoin, il faut passer en version Pro : 792€/mois minimum pour 3 licences
- Vous ajoutez des utilisateurs, des modules complémentaires, plus de contacts...
- 2 ans plus tard : 15 000€/an pour une équipe de 15 personnes
Le vrai problème : personne n'a provisionné ça dans le budget. C'est une mauvaise surprise comptable qui pèse sur toute l'entreprise et peut avoir des conséquences graves sur votre trésorerie. Vous avez pris une décision d'achat sur la base de 45€/mois, vous vous retrouvez avec un poste de dépense à 1 250€/mois.
Calculez bien : à 49€/utilisateur/mois, pour une équipe de 15 personnes, vous êtes déjà à 8 820€/an. Et souvent, ce n'est que le début (modules supplémentaires, augmentations tarifaires...).
L'instabilité des éditeurs
Fait méconnu : environ 40% des éditeurs SaaS de moins de 10 ans se font racheter ou changent drastiquement leur modèle.
Conséquences :
- Changement d'offre du jour au lendemain
- Augmentation brutale des prix
- Abandon de certaines fonctionnalités
- Dans le pire des cas : fermeture du service
La migration difficile
Changer de solution après 2-3 ans, c'est souvent un parcours du combattant :
- Export des données limité ou incomplet
- Historique qui ne suit pas
- Perte d'informations stratégiques
- Exemple : quitter Salesforce signifie souvent renoncer à une partie de sa data, même avec les exports
Comparatif des trois approches
| Critère | Workspace | Build | Solutions tierces |
|---|---|---|---|
| Délai de mise en place | Quelques jours | Quelques semaines à mois | Quelques jours à semaines |
| Investissement initial | Minimal (setup + formation) | 1 800€ minimum | Variable, souvent minimal |
| Coût mensuel (15 users) | 500€ (plan illimité) | À partir de 200€ | 700€ à 15 000€ selon l'outil |
| Adaptabilité métier | Bonne (processus standards) | Totale | Limitée (standard du marché) |
| Évolutivité | Oui (API, webhooks) | Totale (développement continu) | Limitée (roadmap éditeur) |
| Souveraineté données | Bonne (hosting France) | Totale | Variable |
| Risque de lock-in | Faible | Très faible | Élevé |
| Utilisateurs illimités | Oui (jusqu'à 200) | Oui | Rarement |
Comment choisir la bonne solution ?
Posez-vous les bonnes questions
1. Mes processus sont-ils standards ou très spécifiques ?
- Standards → Workspace ou solution tierce
- Spécifiques → Build
2. Quel est mon budget sur 3 ans ?
- Faites le calcul avec la croissance de votre équipe
- N'oubliez pas : formation, modules complémentaires, consultants
3. Quelle est ma tolérance au changement ?
- Vous voulez vous adapter à un outil → Solution tierce
- Vous voulez un outil qui s'adapte → Build
4. Ai-je besoin de tableaux de bord très personnalisés ?
- Oui → Build
- Non → Workspace ou solution tierce
5. Mon activité va-t-elle beaucoup évoluer ?
- Oui → Build (flexibilité totale) ou Workspace (évolutif)
- Non → Une solution tierce peut suffire
Scénarios types
Vous êtes une équipe de 5-20 personnes avec des processus relativement classiques → Customity Workspace est probablement votre meilleur choix. Rapide, économique, collaboratif.
Vous avez des processus métier complexes et des besoins de reporting pointus → Customity Build vous évitera les frustrations des solutions standardisées.
Vous voulez tester avant d'investir et avez des processus très standards → Une solution tierce peut être un bon point de départ, mais préparez une stratégie de sortie.
La meilleure stratégie : combiner les solutions
Voici une vérité que peu d'éditeurs vous diront : vous n'êtes pas obligé de tout faire avec un seul outil.
Les entreprises les plus efficaces utilisent souvent :
- Un outil central pour la collaboration et le CRM (type Workspace)
- Une application sur mesure pour les tableaux de bord et la logique métier spécifique
- Quelques outils tiers pour des besoins très précis (compta, facturation...)
La clé : que tout communique bien entre soi via des API.
Cabinet de conseil (12 personnes) :
- Customity Workspace : CRM, gestion des missions, tâches quotidiennes
- Application sur mesure : Tableaux de bord de pilotage avec KPIs spécifiques, calculs de rentabilité
- Pennylane : Facturation et comptabilité
- Tout connecté via API : les données circulent sans ressaisie
Résultat : chaque outil fait ce qu'il fait de mieux, aucune frustration.
Conclusion : il n'y a pas de mauvaise solution, juste des mauvais choix
Le choix d'un logiciel métier n'est pas qu'une question technique. C'est un choix stratégique qui impactera :
- Votre productivité quotidienne
- Vos coûts sur les 5 prochaines années
- Votre capacité à évoluer et à vous adapter
Les entreprises les plus rentables ne le sont pas par hasard : elles ont investi dans des outils qui collent parfaitement à leur façon de travailler, pas dans des outils qui les forcent à changer leurs méthodes.
Trois conseils pour finir :
- Calculez le coût total sur 3 ans, pas juste le prix d'entrée
- Testez en conditions réelles avec votre équipe avant de vous engager
- Prévoyez une stratégie de sortie dès le départ (export des données, API...)
Le bon logiciel, c'est celui qui vous fait gagner du temps, pas celui qui vous en fait perdre.
Chaque entreprise est unique. Prenons 30 minutes pour analyser vos besoins et vous orienter vers la solution la plus adaptée.
Prendre rendez-vous pour un audit gratuit
Aucun engagement, juste des réponses claires à vos questions.
Articles similaires
Les 7 signes qu'il est temps de remplacer vos fichiers Excel par une vraie application
Votre fichier Excel est devenu ingérable ? Découvrez les 7 signaux d'alerte qui montrent qu'il est temps de passer à une application métier sur mesure.